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Zeitmanagement - ein Soft Skill mit Zukunft

Jobbewerber haben viele Talente, doch nicht immer können sie die im turbulenten Arbeitsalltag auch zur Geltung bringen. Dabei sind diese Soft Skills, also ihre sozialen Kompetenzen, bei der Arbeit oft wichtiger, als der fachliche Hintergrund eines Mitarbeiters. Eine Fähigkeit mit wachsender Bedeutung ist das Zeitmanagement. Denn in einem zunehmend beschleunigten Arbeitsalltag, in dem immer häufiger eigene Lösungswege gefragt sind, gleichzeitig neue Herausforderungen jederzeit am Smartphone oder auf dem Monitor warten, wird es zunehmend zur Kunst, sich nicht ablenken zu lassen und trotzdem alle Aufgaben im Kopf zu behalten.

Prioritäten setzen, ‚nein‘ sagen und delegieren

Schwierig ist für Viele auch, die richtigen Prioritäten zu setzen, - was muss sofort erledigt werden, was kann warten? Ein Problem unter Zeitdruck kann auch sein, rechtzeitig zu delegieren oder ‚nein‘ zu sagen. Denn nicht jeder traut sich zu sagen, ‚das schaffe ich nicht‘. Stattdessen wird häufig lamentiert, Übersprungshandlungen wie Essen, Rauchen oder Kaffeetrinken kosten weitere Zeit, statt an der richtigen Stelle zu erläutern, warum für die ein oder andere Aufgabe mehr Zeit eingeplant werden muss. Überstunden, schlechte Laune und verringerte Motivation sind die Folge.

Multitasking ist eine Kette von Unterbrechungen

Nicht wenige Arbeitnehmer lassen sich von unterschiedlichen Anforderungen auch regelrecht ‚kirre‘ machen: der Text am Rechner ist halb geschrieben, das Telefon klingelt, gleichzeitig fragt ein Kollege etwas nach und gleich wartet die Konferenz – im Ergebnis können sich solche Mitarbeiter auf gar nichts mehr konzentrieren, erledigen ihre Aufgaben nur noch notdürftig und auf Dauer fehlerhaft.

Jeder muss sein individuelles Zeitmanagement finden

Es ist ein Running Gag, dass Männer ohnehin nichts vom Multitasking verstehen, doch das lässt sich trainieren. Manche Menschen können verschiedene Arbeiten problemlos gleichzeitig erledigen, die Mehrzahl löst eine Aufgabe nach der anderen. Unterbrechungen führen oft dazu, dass eine begonnene Arbeit nochmal von vorne angefangen werden muss, dabei geht weitere Zeit verloren. Jeder muss daher für sich eine passende Form des Zeitmanagements finden, wie alle Anforderungen gespeichert und in effizienter Form abgearbeitet werden können, ohne dabei die Flexibilität für Prioritäten zu verlieren.

Nüchterne Selbsteinschätzung und ein realistischer Tagesplan

Eine grundlegende Voraussetzung für ein effizientes Zeitmanagement ist eine realistische Selbsteinschätzung: wie lange benötige ich wofür, was schaffe ich in der Zeit nicht, was kann ich abgeben, was könnte effizienter organisiert werden? Nicht alles ist kalkulierbar, aber die bekannten Aufgaben sollten täglich priorisiert und in ihrem Zeitaufwand nüchtern veranschlagt werden. Dazwischen kleine Puffer für Störungen und Unvorhergesehenes, und fertig ist der Tagesplan, der zu keinem Stress führen sollte. Wenn nötig, können Sie Ihren Tagesplan auch um eine Do-not-Liste mit Tätigkeiten ergänzen, die sie konsequent vermeiden sollten, wie das Checken sozialer Netzwerke, privater E-Mails und anderer Ablenkungen. Bei längerfristigen Aufgaben hilft ein Timer oder eine einfache Aufgabenliste.

Zeitmanagement erfordert Selbstdisziplin

Jetzt müssen Sie sich aber auch an den Plan halten, das bedeutet: sich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen. Natürlich kommen weiter Anrufe, E-Mails oder Anfragen, doch die werden mit Ausnahme dringender Fälle später bearbeitet. Höflich aber bestimmt müssen Sie das auch Vorgesetzten erklären, damit nicht der Eindruck entsteht, bei Ihnen könne man alles abladen oder Sie bekämen nichts geregelt. Und vergessen Sie nicht, rechtzeitig Tätigkeiten abzugeben, für die Sie nicht erforderlich sind.

Lassen Sie sich nicht stören, aber unterbrechen Sie auch andere nicht

Alles, was die Konzentration stört, sollten Sie auch im Umgang mit Ihren Kollegen vermeiden. Also kein Smalltalk, der eine Unterbrechung bedeutet, keine Katzenfotos verschicken, die für einen kurzen Lacher sorgen. Planen Sie zur Entspannung dagegen richtige Pausen ein, die Ihnen alleine oder mit Kollegen wirklich Entspannung bringen.

Strukturiertes Arbeiten schafft Erfolge statt Verdruss

Ein so gegliederter Tag in Abschnitte spart Zeit und schafft auch Erfolgserlebnisse, statt im halbfertigen Multitasking zu verschwimmen. Nehmen Sie sich am Tagesende die Zeit zu einer kurzen Bilanz von Soll und Ist. Das hilft Ihnen auch bei der realistischen Planung der nächsten Tage.

Zeitmanagement als Soft Skill bei der Bewerbung

Wie aber zeigen Sie in einem Bewerbungsgespräch, dass ein gutes Zeitmanagement zu Ihren sozialen Kompetenzen gehört?
Der beste Beleg ist natürlich ein souveräner Auftritt, bei dem Sie alle Beteiligten und Fragen verbindlich im Auge behalten und ruhig und strukturiert antworten, dabei können Sie sich auch Notizen machen. Sie können Anforderungsbeispiele und Ihre Lösungswege aus früheren Tätigkeiten erläutern. Oder lassen Sie sich testen und bitten die Personaler, Ihnen eine Aufgabe zu stellen. Aber Vorsicht: Zeitmanagement ist trainierbar, aber das müssen Sie vor dem Bewerbungsgespräch tun. Wer nur behauptet, seine Zeit gut einzuteilen und sich dann im Bewerbungsgespräch verzettelt, überzeugt einen Personaler nicht.