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Netiquette: Immer munter mailen?

Die Netiquette (auch: Netikette) ist eine Wortkreation aus dem englischen „net“ (= Netz, Kurzform für Internet) und dem französischen „ètiquette“ (= Etikette, Benimmregeln). Sie stellt eine Reglement an gesellschaftlichen Umgangsformen für das Schreiben im Internet miteinander dar – anders formuliert: Die Knigge für das World Wide Web.

Wir achten in Briefen oder bei Texten, die geschrieben werden müssen, auf möglichst korrekte Rechtschreibung und Grammatik und verwenden „brav“ die erforderlichen Begrüßungs- und Abschiedsformulierungen. Allerdings bei der heutzutage häufigsten Form der Kommunikation vergessen wir Menschen mit einem Mal, was wir seiner Zeit gelernt haben und schreiben unbedacht darauf los – im Internet, bei Chats in sozialen Netzwerken oder auch Foren und insbesondere bei der E-Mail.

Gerade in der Unternehmenskultur, die interne Interaktion unter den Mitarbeitern betreffend – und natürlich ebenso bei der externen Verständigung mit den Kunden und den jeweiligen Geschäftspartnern, ist die E-Mail nicht mehr wegzudenken. Die Netiquette soll hierbei zu einer angenehmen und respektvollen Form der schriftlichen Konversation beitragen.

Freundlichkeit und Taktgefühl mit Niveau

Am Anfang einer E-Mail sollte stets eine höfliche Begrüßung stehen. Das klassische „sehr geehrte Frau“ oder „sehr geehrter Herr“ darf auch gerne variieren: „Schönen guten Tag“ oder ähnliches als Einleitung stimmt den Empfänger eher wohlwollend – auch wenn der Inhalt der E-Mail eine schlechte Nachricht enthalten sollte. Mittels solcher Einleitung wird dem Gegenüber nichtsdestotrotz eine Wertschätzung vermittelt. Gleiches gilt in Bezug auf die Verabschiedung: Wer empfindet es nicht als charmant „eine angenehme Restwoche“ gewünscht zu bekommen im sonst meist stressigen Job?

Das Abweichen von der Standard-Grußformel empfiehlt sich jedoch mehr bei bereits vertrauten Personen. Andernfalls könnte der Adressant eventuell eine derartige persönliche Ansprache als dreist und geringschätzig empfinden. Eine gleichermaßen missverständliche Unart ist das Abkürzen der Schlussformulierung, wie zum Beispiel „MfG“ oder „LG“. Unter Umständen könnte die Wirkung entstehen, dass das Zeitnehmen für ein Auszuschreiben der Worte beim ihm nicht nötig wäre.

Die Verwendung von sogenannten Emoticons [ :-) oder ???? oder ???? oder :-( ] können das „Gespräch“ in einer E-Mail etwas auflockern. Indes gilt auch in diesem Punkt: Der Empfänger sollte hierzu ein Bekannter sein, da beim Erstkontakt andernfalls ein unzulänglicher Eindruck entstehen kann. Ein „No-Go“ hingegen sind sarkastische Sätze und Beleidigungen in ausfallender Art und Weise – Professionalität zählt, auch wenn einmal der Blutdruck steigt.

 

Klarheit in Text und Sprache – schriftliche Konversation mit Stil ausüben

Von Beginn an strukturiert vorgehen erleichtert das Arbeiten ungemein – am Anfang steht der Betreff: Idealerweise „treffend“ formulieren. Allein für eine ordentliche Übersicht im eigenen Postfach, sowie auch im Posteingang der Empfänger ist es wesentlich von Vorteil stets eine prägnante Betreffzeile für die ausgehende E-Mail zu verfassen. Ein guter Titel verhilft meist zur schnelleren Beantwortung – elementarer Bezug zum Inhalt der E-Mail bewirkt Aufmerksamkeit.

Kurz gehaltene und informative elektronische Post ist mustergültig. Lange Texte schrecken wohlmöglich dabei eher ab. Für den Fall, dass viel Inhalt nötig ist, sind Absätze die adäquate Lösung – das Geschriebene kommt nicht als konfuser Block daher, sondern erzeugt eine leichtere Lesbarkeit. Bei zu komplexen Themen ist ein direktes Gespräch oder Telefonat oftmals die elegantere Variante.

Rechtschreibung und Grammatik kann ebenfalls eine große Hürde für manche darstellen – die Korrekturfunktion hat dazu ihre nützliche Daseinsberechtigung. Eine zu legere Schreibweise vermittelt einen falschen Eindruck beim Leser. Auf Grund dessen ist es angebracht, den Text vorm Absenden nochmals durchzugehen und zu überprüfen.

Im Idealfall wird jede Nachricht mit einer erkennbaren Struktur versehen: Einleitung, Hauptteil mit eventuell sinnvoll eingebrachten Aufzählungszeichen und einem Schlussteil. Am Ende der E-Mail den Empfänger gerne zu einem Feedback animieren, indem beispielsweise gefragt wird, ob die gesendeten Informationen genügen würden – so bleibt die Unterhaltung am Laufen.

Kontaktdaten prinzipiell anbei

Im geschäftlichen Bereich ist eine Signatur mit allen nötigen Informationen zum Absender und der dazugehörigen Firma unabdingbar. Dadurch wird eine direkte Kontaktaufnahme bei Rückfragen oder Problemstellungen, die möglicherweise über den Umfang einer E-Mail hinausgehen, vereinfacht – der Nachrichtenempfänger braucht nicht langwierig recherchieren, sondern hat alle wichtigen Daten gleich im Anhang zu stehen. Auf Grund dessen gilt es auch darauf zu achten mit der „CC“- oder „BCC“-Funktion sparsam umzugehen: Kontaktdaten sollten sensibel behandelt werden.

Der selbstverständliche Umgang miteinander in E-Mails lässt sich mittels der Netiquette angenehmer und höflicher gestalten. Es zeugt von gutem Benehmen und Respekt, wenn an ein paar kleine Regeln beim Mailen gedacht wird, bevor man „in die Tasten haut“.

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