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Kanban – besserer Workflow auf Japanisch?

Kanban ist ein Organisationsprinzip, das die Arbeitsabläufe visualisiert. Entwickelt wurde es in den 40er Jahren von Toyota, um Lagerbestände und Produktion besser aufeinander abzustimmen. Mittlerweile wird Kanban in vielen Branchen eingesetzt, um einen Überblick zu behalten, was sich wo in welchem Stadium befindet.

Eine einfache Tafel mit drei Spalten

Kanban ist eine einfache Wandtafel mit drei Spalten. In der ersten werden Aufgaben mit Zetteln oder Karteikarten vermerkt. Auf Spalte zwei wird geheftet, was sich gerade in Bearbeitung befindet. In Spalte drei des Boards hängen die erledigten Aufgaben. Die mittlere Spalte kann zudem noch in verschiedene Arbeitsschritte aufgefächert werden. Mit farblich unterschiedlichen Zetteln können die zuständigen Mitarbeiter unterschieden werden.

Visuelle Transparenz für alle Beteiligten

Das einfache Organisationssystem schafft Transparenz. Alle Mitarbeiter können sofort Ungleichgewichte bei Aufgaben und Personen feststellen. Zu viele Aufgaben für zu wenige Mitarbeiter? Wer hat zu viel zu tun, wer zu wenig? Wer arbeitet schnell, wer langsam? Wie lange wird es dauern, bis eine Aufgabe erledigt ist? Welchen Status hat welches Projekt?

Schnelle Korrekturen der Arbeitsprozesse möglich

Kanban spart nicht nur Rücksprachen und Besprechungen, es macht auch Defizite sichtbar und Prognosen möglich. Da es jeder sehen kann, wird auf Auffälligkeiten meist schneller reagiert. Zudem ist das Kanban-Board flexibel. Es lässt sich auf die Arbeitsschritte in jedem Unternehmen anpassen. Mit unterschiedlichen Stiftfarben können Prioritäten bei der Bearbeitung gesetzt werden. Dabei handelt es sich bei Kanban um ein dynamisches System, dass bei veränderten Arbeitsprozessen angepasst werden kann. Die Impulse zum Variieren müssen allerdings aus dem Team kommen, denn die Mitarbeiter sollen ja damit arbeiten.

Scrum überlässt die Arbeitsschritte ganz den Beteiligten

Ein ähnliches Projektmanagement-Modell aus dem IT-Bereich ist Scrum, bei dem das Team ohne Projektleiter die Anforderungen und den Produktionszyklus einer Entwicklung selbst definiert. Lediglich ein Scrum-Master sorgt methodisch dafür, dass die Produktverantwortlichen sinnvolle Schnittstellen entwickeln.

Kanban funktioniert nur, wenn sich alle daranhalten

Bei Kanban gehört ein bisschen Gewöhnung für die Mitarbeiter dazu, regelmäßig Statusänderungen an eine Pinnwand zu heften. Aber das ist schnell zu trainieren. Wichtig ist, dass sich alle Mitarbeiter stets an diese Dokumentation ihrer Arbeit halten. Denn vergessene Zettel verzerren schnell das Gesamtbild und damit den Informationswert des Systems. Kanban sollte auch nicht zu differenziert sein oder in gemeinsame online-Dateien verlagert werden. Der Wert von Kanban beruht gerade darauf, jedem einen einfachen schnellen Überblick zu bieten. Visuelle Reize verarbeitet das Gehirn 60.000 Mal schneller als Text.

In der Praxis hängt der Erfolg von Kanban von sechs Faktoren ab

·         Die Visualisierung macht die erforderlichen Arbeitsschritte transparent.

·         Eine Begrenzung auf gleichzeitig maximal drei Zettel pro Person und Station hat sich als effizient erwiesen. Mehr parallele Work-in-Progress-Tickets senken den Output.

·         Die Steuerung der Arbeit wird verbessert, indem Warteschlangen, Zykluszeit und Durchsatz überprüft werden können.

·         Die Verdeutlichung der einheitlichen Kanban-Regeln, stellt in der Produktion sicher, dass alle von den gleichen Definitionen und Bedingungen ausgehen.

·         Die Rückmeldung des flexiblen Kanban-Modells ermöglicht Korrekturen und Unterstützung dort, wo sie gerade erforderlich sind.

·         Eine Verbesserung des Produktionsprozesses kann durch schnelles Feedback erreicht werden.

Kanban-Grenzen im Projektmanagement

Kanban ist eine effiziente Projektmanagement-Methode, aber ihre Anwendung hat auch Grenzen. Sind zu viele Mitarbeiter beteiligt oder ist das Projekt sehr komplex und erfordert viele Teilschritte, wird das Board unübersichtlich und die visuelle Transparenz geht verloren. Konflikte kann es geben, wenn durch Kanban deutlich wird, welche Mitarbeiter schneller und welche langsamer arbeiten. Mittlerweile gibt es auch Online-Versionen für Kanban. Dadurch gestalten sich komplexe Projekte übersichtlicher. Allerdings meiden Puristen die Online-Boards, weil die Methode ohne öffentlichen Transparenz zentrale Wirkmechanismen verliert.