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Herein bitte“: Das richtige Verhalten vor dem Eintreten

Klopfen, bevor man zu einem Arbeitskollegen oder dem Chef, der die Türe geschlossen hat, geht, gehört zum guten Ton. Aber jeder kennt dabei mit Sicherheit folgende Situation: Nach dem obligatorischen Warten auf Antwort passiert nichts. Weder ein freundliches „Ja, bitte“ noch eine Ablehnung ist zu vernehmen. Wie agiert man sich nun in dieser Situation

Ankündigen ist Pflicht

Oftmals hält man es nicht zwingend für nötig, an eine geschlossene Tür zu klopfen – vor allem dann, wenn man erst kurz vorher einen Termin ausgemacht hat.

  • Diese Einstellung ist aber falsch, denn niemand möchte gerne überrascht werden, auch nicht, wenn ein mögliches Treffen erst einige Minuten im Vorfeld per E-Mail oder Telefon abgemacht wurde. Eine Ankündigung ist absolut notwendig, um zu vermeiden, den Chef oder einen Kollegen bei einem Kundengespräch zu unterbrechen. Insbesondere bei heiklen Themen sollte man nicht ohne Warnung hereinplatzen: Das bringt beide Parteien in eine unglückliche, oft gar peinliche Situation.

 

–> Das Anklopfen selbst muss gut hörbar und selbstbewusst sein – das stört keine Situation. Die anschließende Lage ist für die meisten Personen am schwierigsten richtig zu meistern.

Warten oder handeln?

1. Im besten Fall wird man nach dem Klopfen hereingebeten.

2. Hört man nach der Ankündigung keinerlei Reaktion, sollte man nicht einfach eintreten, sondern noch einmal klopfen. Ist daraufhin keine Antwort zu hören, öffnet man die Bürotür.

3. Ist ein Meeting oder ein anderes Gespräch im Gange, schließt man die Tür wieder und wartet davor, bis man schließlich hereingebeten wird.

In den meisten Situationen, die jede für sich als Einzelfall betrachtet werden muss, tritt man nach dem Klopfen und einem kurzen Moment des Wartens ein. Die im Raum befindlichen Personen wurden bereits vorgewarnt und können sich vorbereiten. Man sendet damit ein Gebot der Höflichkeit aus.

–> Auch wenn eine Tür nur angelehnt ist, sollte man sich durch das Klopfzeichen ankündigen!

Jedem Türchen sein Pläsieren

Nicht vor jeder Türe im Büro ist es nötig, sich anzukündigen. Folgende Dinge sollten vorher mit den Kollegen und auch den Vorgesetzten abgesprochen werden, sodass unangenehme Situationen vermieden werden können:

–          In Großraumbüros ist es weder üblich noch unhöflich, schlicht in die Räume einzutreten.

–          Man bespricht sich grundsätzlich mit dem Chef, wann es angebracht ist, sich anzukündigen und ob es Ausnahmen gibt. Beispiel: Man befindet sich bereits im Geschäftsraum oder dem Konferenzzimmer und entfernt sich kurz, um wichtige Unterlagen für das Gespräch zu holen. Klopft man nun, wenn man wieder zurückkommt und eintritt oder wird dies als unnötig angesehen? Dies kann sehr individuell gehandhabt werden.

–          Die Türen stehen in einem Büro wortwörtlich immer offen? Das mag viele Vorteile haben. So fördert das die Kommunikation zwischen Kollegen und treibt ein Projekt zielsicher voran. Außerdem unterstützt es die soziale Komponente, ein kurzer Plausch ist so ohne Barriere möglich. Andererseits wird die Konzentration dadurch häufig eingeschränkt, da man diese Gespräche während einer intensiven Arbeit auch schnell als störend einstufen kann. Deshalb ist es auch kein Problem, in dieser Zeit um Ruhe zu bieten und die Türen für diese Aufgaben zu schließen. Das Zeichen „Bitte jetzt nicht stören“ ist daher nicht als Unfreundlichkeit aufzunehmen.

–          In einer Konferenz kann das Klopfen eher störend wirken. Meistens ist es dabei so, dass alle Teilnehmer in diesem Moment zur Tür sehen – so wird das Gespräch kurzzeitig unterbrochen. Diese Pause wird durch ein eher unauffälliges Eintreten ohne Anklopfen im besten Fall vermieden.

Das Verhalten schlägt sich auch auf die Arbeit nieder

Zusammenfassend  kann man folgende Stichpunkte festhalten:

1. Anklopfen gebietet die Höflichkeit. Niemand möchte gerne in einer ungünstigen Situation überrascht werden.

2. Vorab sollte man „Büroregeln“ aufstellen. Hierbei wird abgemacht, wann und ob es sinnvoll ist, zu klopfen.

3. In vielen Büros ist es nicht üblich zu klopfen, andere Arbeitgeber wiederum sehen dies als eine Selbstverständlichkeit an – unbedingt im Vorfeld klären, welche Vorgehensweise die Richtige ist.

4. Vielfach stört das Klopfen auch die Arbeitsabläufe. Deshalb sollte man ein Gefühl dafür entwickeln, wann es zu tun und wann zu lassen ist.

 

Generell gilt, dass zu laute Geräusche und ruckartige, plötzlich eintretende Tätigkeiten im Arbeitsalltag vermieden werden sollten. Das stört die Arbeit unnötig und widerspricht einem respektvollen Miteinander.

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