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Empfangskraft in Düsseldorf (m/w/d)

Empfangskräfte oder auch Empfangssekretäre, Rezeptionisten oder Front Office Manager in Unternehmen, Hotels, Behörden oder auf Veranstaltungen unterscheiden sich von Portiers, Doormen, Concierges oder Türstehern darin, dass ihre Aufgaben vorwiegend auf den Empfang von Kunden und Gästen ausgerichtet sind. Portiers oder Doormen haben meist eher kontrollierende und abgrenzende Funktionen und richten sich überwiegend an Mitarbeiter, Bewohner oder Mitglieder einer Einrichtung. Häufig vermischen sich aber auch Empfang und Kontrolle bei Empfangskräften.

Der Gast oder Kunde soll sich in Düsseldorf willkommen fühlen

Die Ausbildung von Empfangskräften kann so unterschiedlich sein, wie ihre Aufgaben. Häufig haben Empfangssekretäre in Unternehmen eine Ausbildung eines Kaufmanns für Bürokommunikation, in Hotels wird eher eine Hotelfachfrau am Empfang stehen. Zu den zentralen Aufgaben einer Empfangskraft in Düsseldorf zählen eine freundliche Begrüßung des Kunden oder Gastes und eine erste Orientierungshilfe zu dessen Zielen im Gebäude. Empfangskräfte sind der erste Kontakt und damit eine Visitenkarte eines Unternehmens. Entsprechend werden von ihnen ein gepflegter Eindruck, angemessene Umgangsformen und ein kontaktfreudiges aber auch diskretes Wesen erwartet.

Je nach Arbeitsstelle erfüllen Empfangskräfte vielfältige Aufgaben:

·         Erfassen von Name und Anliegen des Besuchers, manchmal auch der Personalien

·         Prüfung von Unterlagen, Reservierungen, Berechtigungen, Ausweisen

·         Anmeldung des Besuchers bei seiner Kontaktperson im Gebäude

·         Ausstellung eines Besucherausweises oder einer Zugangsberechtigung

·         Ausstellung einer Buchung oder Reservierung

·         Information zu Unternehmen, Abläufen, Optionen oder Wegbeschreibungen

·         Buchung und Reservierung von Tickets für Reisen und Veranstaltungen

·         Vermittlung von Tipps, Hinweisen, Informationsmaterial und Kontakten

·         Vermittlung von Unterstützung, Ansprechpartnern, Guides, Boten, Kofferträgern, Taxis

·         Konfliktvermittlung bei Beschwerden und Reklamationen

·         Vornahme und Prüfung von Buchungen und Abrechnungen

·         Verwaltung von Schlüsseln, Post oder Wertgegenständen

·         Posteingang, Sortierung, teilweise Bearbeitung

·         Telefondienst und E-Mail-Betreuung am Empfang

·         Verteilung oder Verkauf von Kleinigkeiten

·         Koordination und Delegation von Aufgaben an Kollegen, z.T. Personalplanung

·         persönlich Begleitung von Gästen zu ihrer Kontaktperson

Soft Skills, Geduld und Sachkompetenz sind bei Empfangskräften in Düsseldorf gefragt

Empfangskräfte in Düsseldorf müssen nicht nur kontaktfreudige Organisationstalente sein. Ihre sozialen Kompetenzen erfordern Stressresistenz, Vielseitigkeit, Verlässlichkeit, Entscheidungsfreude und Konfliktfähigkeit. Sie müssen nicht nur die Struktur Ihres Unternehmens und viele Namen kennen, sondern oft auch die wichtigsten Verkehrsmöglichkeiten, Veranstaltungsorte und gastronomische Betriebe im Umfeld. Neben einer natürlichen Freundlichkeit ist betriebswirtschaftliche Fachkompetenz meist ebenso erforderlich, wie IT-Affinität. Nicht selten werden von einer Empfangssekretärin auch mehrere Fremdsprachen erwartet.

Klares Profil und schnelle Entscheidungen bewahren vor Überforderung

Empfangskräfte in Düsseldorf müssen souverän und empathisch jederzeit eine ruhige und freundliche Antwort haben. Ob ein Temin geplatzt ist, eine Kopie fehlt, das Smartphone streikt, der Fahrstuhl klemmt, ein Gast gestürzt ist oder ein anderer die Rechnung nicht akzeptiert: alle wenden sich an die Empfangskraft und erwarten schnelle Abhilfe. Deshalb ist bei Stellenausschreibungen in Düsseldorf auf Abgrenzungen des Profils als Empfangskraft zu achten. Anderenfalls können Sie als ‚Mädchen für alles‘ noch für Projekte des Chefs oder als Hausmeister eingesetzt werden.

serviceline vermittelt Empfangssekretärinnen und Empfangssekretäre

Wir vermitteln qualifizierte Empfangskräfte in Düsseldorf, Hamburg, Berlin und München für unterschiedliche Herausforderungen. Wenn Sie Erfahrung als Empfangssekretärin oder Empfangssekretär besitzen, besuchen Sie unsere Stellenbörse. Wir unterstützen Sie zudem mit dem entsprechenden Coaching. Sie können sich als Empfangskraft direkt bei serviceline bewerben. Mit unseren erfahrenen Personalvermittlern finden Sie schnell und unkompliziert eine abwechslungsreiche Tätigkeit im Front Office Management nicht nur in Düsseldorf.